Für Anwaltskanzleien ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) als Kommunikationsweg zu Gerichten, Kanzleien und der Staatsanwaltschaft verpflichtend. Doch wie können Anwält:innen dieses Instrument optimal nutzen und welche Maßnahmen sollten sie ergreifen, um die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten?

Regelmäßige Datensicherung: Ein Muss für jeden Anwalt
Eine der wichtigsten Maßnahmen, ist die regelmäßige Sicherung ihrer Daten im beA-Postfach. Dies gewährleistet, dass im Falle eines technischen Problems oder eines Datenverlusts alle wichtigen Informationen erhalten bleiben. Auch wenn das beA-System Sicherheitsvorkehrungen enthält, ist eine zusätzliche Datensicherung auf externen Speichermedien wie USB-Sticks oder in der Cloud unerlässlich. Wichtig zu wissen ist, dass die Daten im beA-Postfach nur 120 Tage gespeichert werden und danach gelöscht werden. Wollen Anwält:innen auf ältere Nachrichten zugreifen, müssen sie die Daten regelmäßig archivieren. Anwendungen wie FYDLOX unterstützen dabei und können diese Prozesse vollautomatisch übernehmen.

Ständige Erreichbarkeit: Mythos oder Realität?
Ein häufig diskutiertes Thema ist die Erreichbarkeit des beA-Postfachs. Es gibt immer wieder Berichte über temporäre Störungen oder Probleme beim Zugriff. In solchen Fällen ist es wichtig, ruhig zu bleiben und die offiziellen Kanäle für Support und Hilfe zu nutzen. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) stellt eine beA-Hotline sowie einen Support per Fernwartung zur Verfügung, um bei auftretenden Problemen schnell und effizient zu helfen.

Wenn Sie ihr beA-Postfach automatisch, z.B. mit FYDLOX, archivieren und die Daten auf einem Sharepoint gespeichert haben, können Sie  problemlos auch von unterwegs mit ihrem Smartphone oder Notebook darauf zugreifen.

Flexibler Zugriff mit mobilen Geräten: Die Zukunft der Anwaltstätigkeit
Die Möglichkeit, auf das beA-Postfach von mobilen Geräten aus zuzugreifen, eröffnet Anwält:innen neue Möglichkeiten der Flexibilität und Effizienz. Durch die Installation der entsprechenden Apps und die Nutzung von sicheren Verbindungen können Anwälte auch unterwegs auf ihre Postfächer zugreifen, Dokumente einsehen und sogar fernsignieren. Dabei ist es jedoch wichtig, auf die Sicherheitseinstellungen der mobilen Geräte zu achten und diese regelmäßig zu aktualisieren, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Fazit: Sicherheit und Effizienz im Einklang
Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist unabdingbar in der Kommunikation von Kanzleien und bietet, richtig genutzt, zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Kommunikation. Indem Anwält:innen regelmäßig ihre Daten sichern, bei auftretenden Problemen den offiziellen Support der BRAK nutzen, und die Möglichkeiten der mobilen Nutzung optimal ausschöpfen, können sie sicherstellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand der Technik sind und ihren Mandanten den bestmöglichen Service bieten.