Rechtsanwält:innen verpflichten sich nicht nur der Vertretung der Interessen ihrer Mandanten:innen, sondern auch der Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten. In der heutigen Zeit, in der nahezu alle Aspekte des Rechtsverkehrs elektronisch abgewickelt werden, ist die Sicherheit der Daten ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Besonders wichtig ist dabei die angemessene Sicherung und Archivierung von Nachrichten, insbesondere im Zusammenhang mit dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA).

Digitale Datensicherung: Eine Grundvoraussetzung 
Die Verpflichtung zur digitalen Datensicherung erstreckt sich über alle Bereiche einer Anwaltskanzlei. Angefangen bei der Installation und Einrichtung der Anwaltssoftware bis hin zur täglichen Nutzung des elektronischen Postfachs ist ein sorgfältiges Sicherungskonzept unerlässlich.

Bedeutung des beA-Postfachs und die Herausforderung der Archivierung 
Insbesondere das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) spielt eine zentrale Rolle in der elektronischen Kommunikation zwischen Kanzleien, Staatsanwaltschaften und Gerichten. Das beA-Postfach dient dabei primär der Kommunikation und sieht daher keine Archivierungsfunktion vor; stattdessen werden Nachrichten nach 120 Tagen automatisch gelöscht. Eine regelmäßige Sicherung und Archivierung aller Nachrichten ist daher unerlässlich.

Tipps zur effektiven Sicherung und Archivierung im beA-Postfach 

1. Regelmäßige Sicherung durchführen: Implementieren Sie eine regelmäßige Sicherungsstrategie, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Nachrichten verloren gehen. Nutzen Sie dazu die Funktionen zur Exportierung von Nachrichten im beA-Client.
2. Externe Speicherung: Speichern Sie die exportierten Nachrichten an einem externen Speicherort, der zusätzliche Sicherheit bietet. Dies kann beispielsweise ein verschlüsselter Cloud-Speicher oder ein dediziertes Backup-Laufwerk sein.
3. Dokumentation und Kategorisierung: Dokumentieren Sie den Sicherungsprozess und kategorisieren Sie die exportierten Nachrichten entsprechend ihres Inhalts und ihrer Relevanz. Dies erleichtert eine spätere Suche und Wiederherstellung von Daten.
4. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter der Kanzlei über die Bedeutung der Datensicherung und Archivierung informiert sind und entsprechende Schulungen erhalten haben, um den Prozess ordnungsgemäß durchzuführen.
5. Überwachung und Aktualisierung: Überwachen Sie regelmäßig die Durchführung der Sicherungsprozesse und passen Sie diese gegebenenfalls an veränderte Anforderungen oder technologische Entwicklungen an.
6. Automatisierung: Verwenden Sie eine IT-Lösung, die Ihnen eine automatisierte Sicherung und Archivierung von beA-Nachrichten ermöglicht.

Fazit 
Die Sicherung und Archivierung von Nachrichten im beA-Postfach ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Datensicherung in Anwaltskanzleien. Durch die Implementierung einer geeigneten Sicherungsstrategie und die regelmäßige Überprüfung der Prozesse können Anwält:innen sicherstellen, dass wichtige Daten nicht verloren gehen und so den rechtlichen Anforderungen entsprechen.