Das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) und das beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) sind zentrale Werkzeuge im elektronischen Rechtsverkehr. Sie ermöglichen den schnellen und sicheren Austausch von Nachrichten und Dokumenten zwischen Anwälten, Notaren und Gerichten. Doch trotz ihrer Bedeutung birgt die Nutzung dieser Postfächer eine unterschätzte Gefahr: den Verlust wichtiger Daten.

Das Problem ist die begrenzte Speicherfrist in diesen Postfächern. Nachrichten und Dokumente werden nur 120 Tage lang gespeichert. Danach werden sie automatisch gelöscht, und es gibt keine Möglichkeit, diese Daten wiederherzustellen. Für Kanzleien und Notariate, die auf eine langfristige Archivierung von Urteilen, Beschlüssen oder wichtigen Schriftsätzen angewiesen sind, bedeutet dies eine erhebliche Herausforderung.

Die manuelle Speicherung: Ein fehleranfälliger Prozess

Die gängige Praxis in vielen Kanzleien ist es, dass die Nachrichten und Anhänge manuell von den Reno-Fachangestellten auf eigene Server oder Archivsysteme übertragen werden. Doch dieser Prozess birgt einige Risiken:

• Übersehen von Nachrichten: Besonders in stressigen Phasen können bei einer hohen Zahl täglicher Nachrichten einzelne Nachrichten oder Anhänge leicht übersehen werden.
• Unvollständige Sicherung: Nachrichten bestehen häufig aus mehreren Anhängen oder verschiedenen Schriftstücken. Ein fehlerhafter Download oder eine unvollständige Speicherung können dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen.
• Fehlerhafte Zuordnung: Dokumente müssen korrekt benannt werden. Fehler bei der Zuordnung können zu Verwirrung oder im schlimmsten Fall zu rechtlichen Konsequenzen führen.
• Zeitaufwand und Ressourcenbindung: Die manuelle Sicherung bindet wertvolle Arbeitszeit der Fachangestellten, die an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden könnte.

Mithilfe von Automatisierung bleiben Sie sicher und sind fit für die Zukunft

Ein automatischer Datenexport hilft, die Prozesse in Kanzleien und Notariaten zu verschlanken und sichert Sie vor Datenverlust.
FYDLOX lädt täglich alle Nachrichten und Dokumente aus den beA- und beN-Postfächern automatisch herunter und speichert sie auf den dafür vorgesehenen Servern. Die Anwendung garantiert, dass keine Nachricht übersehen oder unvollständig gespeichert wird. Durch die Automatisierung entfallen manuelle Tätigkeiten, und die Reno-Fachangestellten können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. FYDLOX sorgt dafür, dass alle Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden.

Anwälte und Notare, die sich auf das beA- und beN-Postfach verlassen, sollten die Gefahr von Datenverlust nicht auf die leichte Schulter nehmen. Eine manuelle Sicherung ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit einer Automatisierungslösung wie FYDLOX können Kanzleien und Notariate sicherstellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen – effizient, zuverlässig und rechtssicher.